Porównaj wkład grupy z prawdopodobnym wynikiem sprzedaży, którą jej przyjęcie ograniczy. Uwzględnij pokoje, gastronomię, sale, koszty świadczeń, warunki zmian i ryzyko niewykorzystania. Nie porównuj wyłącznie cen za noc. Analiza powinna zawierać kilka scenariuszy popytu indywidualnego, ponieważ jego przyszła skala nie jest pewna. Ta sama grupa może być korzystna poza sezonem i wymagać innej wyceny w terminie wysokiego popytu.
Gdzie powstaje problem?
Duża rezerwacja daje poczucie bezpieczeństwa i wcześnie wypełnia kalendarz. Hotel ustala jednak jedną cenę grupową na cały rok. Podczas wydarzenia w mieście oddaje pokoje taniej, a przy słabym terminie nie dostrzega dodatkowej wartości gastronomii oraz wykorzystania sal.
Od czego zacząć w Twoim hotelu?
- 01
Policz kompletny wkład grupy
Rozpisz przychody i koszty pokoi, posiłków, sal oraz dodatkowej obsługi. Zapisz zakres gwarancji, terminów zmian i blokady zasobów według konkretnej oferty. Nie uznawaj niepotwierdzonej liczby uczestników za pewny przychód hotelu.
- 02
Przygotuj scenariusze alternatywy
Oszacuj, ile odpowiednich pokoi i usług mogłoby sprzedać się indywidualnie, korzystając z własnego tempa oraz podobnych terminów. Policz wariant ostrożny, bazowy i wysoki. Prognozę opisuj jako założenie, a nie gwarantowany wynik.
- 03
Zmień warunki oferty
Jeśli grupa ogranicza wartościowy popyt, sprawdź alternatywne daty, zakres pokojów lub świadczeń. Oceniaj także koszt rezygnacji z całej grupy. Zatwierdź ofertę na wspólnej karcie decyzji, aby dział sprzedaży znał jej uzasadnienie.
Przykład hipotetyczny: grupa zajmuje 20 pokoi przez dwie noce, czyli 40 pokojonocy. Jej wkład po kosztach zmiennych wynosi 10 000 zł. W scenariuszu bazowym hotel bez grupy sprzedałby 30 tych nocy z wkładem 330 zł na noc, czyli 9 900 zł. Różnica jest mała i zależy od prognozy. Dodatkowy wynik sal i gastronomii oraz ryzyko zmian mogą zmienić decyzję w obie strony.
Po czym poznasz, że zmiana działa?
Zapisuj prognozowany i zrealizowany wkład grupy, wykorzystane zasoby oraz wynik scenariuszy alternatywnych. Po terminie sprawdź trafność założeń popytu, zamiast oceniać ofertę wyłącznie po obłożeniu. Zachowuj porównanie dla podobnych wydarzeń, aby następna wycena opierała się na lepszych danych.
Chcesz sprawdzić, co poprawić
w swoim hotelu?
Oceń ofertę grupową w kontekście całego terminu. Audyt pomoże porównać jej wartość z kosztami i inną sprzedażą, zanim zablokujesz pokoje oraz sale.
Zobacz, jak pomoże audytMateriały źródłowe
Porada korzysta z poniższych materiałów branżowych. Wskazówki odnosimy do pracy hotelu, a przykłady pokazują możliwy sposób działania. Ustawienia systemów sprawdzaj w dokumentacji swojego dostawcy.
Cloudbeds — Hotel Reporting.
Raporty mogą rozdzielać źródła, pokoje, noce, przychody, prowizje i segmenty.
Cloudbeds — Occupancy Reports.
Definicje ADR i RevPAR oraz porównywanie rezerwacji on the books.