Prowadź rejestr narzędzi, właścicieli kont i osób z uprawnieniami, a hotelowy dostęp administracyjny sprawdzaj przed zmianą wykonawcy. Korzystaj z przewidzianych przez platformę ról i procedur przekazania. Na przykład Mailchimp rozróżnia poziomy uprawnień i umożliwia zmianę właściciela. Samo otrzymanie hasła nie mówi, czy hotel zachowuje dostęp do danych, rozliczeń i aktywnych działań.
Gdzie powstaje problem?
Konto zakłada jedna osoba, a reszta zespołu korzysta z jej pomocy. Po odejściu pracownika nie wiadomo, kto odbiera powiadomienia ani kto może zatwierdzić dostęp nowego wykonawcy. Reklama i raporty działają, lecz hotel nie ma sprawdzonej możliwości samodzielnego zarządzania nimi w razie zmiany współpracy.
Od czego zacząć w Twoim hotelu?
- 01
Zrób rejestr bez zapisywania haseł
Dla analityki, reklam, newslettera i strony wpisz identyfikator konta, hotelową osobę administrującą oraz kontakt do wsparcia. Zapisz sposób odzyskania dostępu w przewidzianym procesie platformy. Nie umieszczaj sekretów w zwykłym arkuszu przekazania materiałów marketingowych.
- 02
Zweryfikuj hotelową administrację
Sprawdź, czy upoważniona osoba z hotelu potrafi zalogować się i zarządzać potrzebnymi uprawnieniami. Porównaj role z dokumentacją danego narzędzia. Wykonawcy przydzielaj zakres potrzebny do pracy zamiast wspólnego konta, którego używają wszystkie osoby w zespole.
- 03
Zamknij zmianę wykonawcy
Po potwierdzeniu kontynuacji działań zweryfikuj listę użytkowników, adresy powiadomień i aktywne integracje. Usuń niepotrzebne dostępy zgodnie z ustaleniami hotelu. Zachowaj raport stanu kampanii oraz informacje o aktualnych rozliczeniach, aby nowa osoba wiedziała, co przejmuje.
Przykład hipotetyczny: marketingowiec odchodzi, lecz hotel ma już własną osobę z rolą administracyjną i rejestr kont. Nowy wykonawca dostaje właściwe zaproszenia, a aktywne kampanie oraz raporty przechodzą przegląd. Poprzedni dostęp zostaje zamknięty po potwierdzeniu przejęcia. Szczegóły zależą od platformy i jej aktualnych możliwości; schemat nie zakłada identycznych nazw ról ani uprawnień we wszystkich narzędziach hotelu.
Po czym poznasz, że zmiana działa?
Sprawdzaj, ile krytycznych narzędzi ma zweryfikowanego hotelowego administratora i aktualny wykaz użytkowników. Przy zmianie wykonawcy mierz czas uzyskania potrzebnych uprawnień oraz liczbę działań zatrzymanych z powodu dostępu. Sam kompletny arkusz nie wystarcza, jeśli wskazana osoba nigdy nie potwierdziła możliwości logowania.
Chcesz sprawdzić, co poprawić
w swoim hotelu?
Zachowaj kontrolę nad kontami i kampaniami przy zmianie zespołu lub agencji. Audyt pomoże ustalić, gdzie hotel ma dostęp i jak przygotować przekazanie pracy.
Zobacz, jak pomoże audytMateriały źródłowe
Porada korzysta z poniższych materiałów branżowych. Wskazówki odnosimy do pracy hotelu, a przykłady pokazują możliwy sposób działania. Ustawienia systemów sprawdzaj w dokumentacji swojego dostawcy.
Mailchimp — Manage User Levels in Your Account.
Dokumentacja Mailchimp opisuje role użytkowników, dostęp do konta i przekazanie własności. W innych narzędziach sprawdź zasady ich dostawcy.